禾丰之声

这些技巧让你的年终盘点easy到飞起

作者: 于滢 集团总裁办行政副主任 来源: 发布时间: 2017-12-01 08:43:30 浏览: 136 字体大小:大号 中号 小号

办公室的工作看似繁杂琐碎,仔细想来也不乏规律可寻,一千个读者有一千个哈姆雷特,一千个职场弄潮儿就能总结出一千种办公规律,作为此中之一,简单分享我的几点心得习惯:

随着工作任务累积,文件越来越多,时间久了难免记忆模糊。因此在日常工作中养成良好的习惯,及时进行文件整理就变得尤为重要。


1

文件分类


我个人比较习惯从硬盘开始进行分类。将工作、娱乐、软件分别放在不同的盘符。


接下来按照性质不同将工作盘继续细化为①项目资料;②参考财务报表;③公司资料等,十几个子文件夹。每个文件夹下面按年度再进行细分。既然说到了文件夹分类,那就不得不多提一句“快捷方式”的妙用了——为可以在降低文件丢失风险的基础上,仍能方便的查找文件,个人习惯于将一些常用文件的快捷方式放置在电脑桌面上;此外,对于跨年度持续性的工作,可能需要频繁查找历年的初始文件用作参考,我也习惯把历史文件夹的快捷方式放在新建的文件夹中,这样既能避免过多重复的文件占用电脑内存,又能方便对照查找。


2

文件夹及其命名


对于文件夹,个人习惯根据工作主次用数字进行标序。最内层文件夹根据时间用数字进行排序。文件的命名可依据对文档的修改情况确定,我习惯于在后缀加上修改时间及1稿2稿这样的字样进行区分(例如:仔猪项目报告11月9日1稿修改),确保定稿前每一次修改都有迹可循。


3

调取文件


当所有文件都按照自己的习惯进行归类后,下一个问题就是查找。当我们接手一项工作的时候,首先要做的就是获取相应资料,如何快速及时准确地获取信息并予以反馈,其间有无技巧,便是接下来要提到的了。就我自身的工作性质而言,经常需要外出,却又不定时的会接到领导的指示需要某个文件,或者某部门来电要调用一些数据,任凭记忆力再好也很难有人可以准确无误地记下来,对于这一点,个人最推荐的方式是“共享”。


当即刻需要一个文件却不在电脑前,同时能求助到的同事亦无法抽身帮忙,或是因为电脑文件路径太多,所委托的同事很难找到所需的文件怎么办?其实,很简单,只要此时,你的工作电脑与手机同步登录QQ,并在两者曾连接成功过的基础上,就可以通过手机找到电脑上的任何文件。以下通过截图逐步展示。


首先打开手机QQ点击左上角头像,然后选择我的文件


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之后进一步选择电脑文件,此时需要输入首次连接电脑时设置的密码


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密码验证通过后就可以随意读取电脑内的任意文件

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以上方法也存在一定的弊端,就是必须保证电脑和手机端QQ同时在线,所以更多适用于工作时间不在工位的情况。


此外,养成平时将重要文件传到云端的习惯,也是极有益的,云共享能规避电脑开关机状态对调用文件的影响,但也有相应缺点,例如即时文件很难做到随时更新,对此,还可以养成一项将正在进行中的工作文件随时更新至手机备份的习惯。



4

年终盘点



人生的每一个阶段,都是成长的一个过程,每一年,都会积累到新的经验,于每一年年末,为自己全年的表现,进行一个较全面的盘点总结,是大多数人都会做的。我也一样,却也有些不一样。


每年年初,我都会建立一个文档,将自己工作范围的业务大块儿逐一列举其间,而后在全年的工作过程中,涉及到每一大块儿范围下的重事要事在立项处理之初就小记在相应部分,事件处理过程中比较重要的部分,也会马上记录进去,有结果后,会立即做出小总结,事件处理中涉及到的人员角色也会相应备注,方便后续如果有何问题,能及时找到相应负责人。


就这样,一直到年终,文档内容渐渐丰满,盘点起来,只需把文档下的各部分小总结串联好,完善成一篇年终总结,就显得 so easy了。


以上,便是我在工作学习中惯性遵从的几点,有利有弊,如果能为看到这篇文章的你,带来一点收货,便是我的荣幸了。无论工作还是生活,养成良好的习惯于人于己都有诸多益处,希望能与大家共同进步。办公风云,技巧万千,适合自己的才是最好的。